Política de Privacidad
Última actualización: 28 de marzo de 2026
Su privacidad es de vital importancia para nosotros. Esta Política de Privacidad explica cómo SoftSys Solutions S.A.S recopila, utiliza, divulga y protege su información cuando utiliza SoftSysVideo.
1. Información que Recopilamos
1.1 Información de la Cuenta
Cuando crea una cuenta, recopilamos:
- Dirección de correo electrónico: Utilizada para la autenticación de la cuenta, comunicaciones y recuperación de contraseña
- Nombre de la organización: Para identificar su cuenta de tenant
- Contraseña: Almacenada de forma segura mediante hashing estándar de la industria (nunca almacenamos contraseñas en texto plano)
- Tokens de autenticación: Tokens OAuth si inicia sesión con Google
1.2 Datos de Uso
Cuando utiliza el Servicio, recopilamos automáticamente:
- Datos de reuniones: IDs de reunión, nombres, horas de inicio/fin, número de participantes
- Información de participantes: Nombres visibles, marcas de tiempo de ingreso/salida, roles de participante (moderador/asistente)
- Metadatos de grabación: IDs de grabación, duraciones, tamaños de archivo, fechas de creación
- Métricas de uso: Cantidad de minutos consumidos, almacenamiento utilizado, llamadas a la API realizadas
- Registros técnicos: Direcciones IP, tipos de navegador, información del dispositivo, registros de errores
1.3 Información de Pago
La información de la tarjeta de pago es recopilada y procesada directamente por PayPal, nuestro procesador de pagos. No almacenamos los números de su tarjeta de crédito ni los códigos CVV. Solo recibimos la confirmación de las transacciones exitosas y mantenemos registros de las compras para fines de facturación.
1.4 Datos de Contenido
Durante las videoconferencias, el siguiente contenido puede pasar a través de nuestra infraestructura:
- Transmisiones de video y audio: Transmitidas en tiempo real entre participantes (no se almacenan a menos que la grabación esté habilitada)
- Mensajes de chat: Mensajes de texto enviados durante las reuniones
- Documentos compartidos: Archivos compartidos durante las sesiones
- Grabaciones: Grabaciones de video/audio cuando se utiliza la función de grabación
Las transmisiones de video y audio se cifran durante la transmisión y no se almacenan en nuestros servidores a menos que el anfitrión de la reunión habilite explícitamente la grabación.
1.5 Permisos del Dispositivo en la Aplicación Móvil
La aplicación móvil de SoftSysVideo para Android e iOS solicita los siguientes permisos del dispositivo. Cada uno se solicita únicamente al entrar a una reunión y puede denegarse o revocarse en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo: la aplicación sigue permitiendo entrar a la reunión, sin la capacidad que usted haya rechazado:
- Micrófono: Captura su voz para que los demás participantes puedan oírle. El audio se transmite en tiempo real y no se almacena a menos que el anfitrión habilite la grabación.
- Cámara: Captura su video cuando usted lo activa. La cámara permanece apagada hasta que usted la enciende explícitamente, y el video no se almacena a menos que el anfitrión habilite la grabación.
- Grabación de pantalla: Se utiliza solo para la función «Compartir pantalla» y únicamente después de que usted confirme el aviso del sistema. Su pantalla se transmite a los demás participantes mientras mantenga la sesión compartida y se detiene en el momento en que deja de compartir.
- Notificaciones: Muestra la notificación permanente que Android exige mientras una llamada está activa, para que la reunión siga funcionando cuando la aplicación pasa a segundo plano.
- Dispositivos cercanos (Bluetooth): Dirige el audio de la llamada a unos auriculares Bluetooth conectados. Se usa solo para el enrutamiento de audio: la aplicación no rastrea dispositivos cercanos ni deduce su ubicación a partir de ellos.
La aplicación móvil no recopila datos de ubicación, no accede a sus contactos, fotos, archivos ni mensajes, y no incluye SDK de publicidad ni de analítica. Tampoco tiene registro propio: usted entra a la reunión mediante un enlace emitido por la plataforma educativa de su institución, por lo que la aplicación no crea ninguna cuenta ni almacena credenciales.
2. Cómo Utilizamos su Información
2.1 Prestación del Servicio
Utilizamos su información para:
- Proporcionar y mantener el servicio de videoconferencia
- Autenticar su identidad y autorizar el acceso
- Procesar y entregar grabaciones
- Calcular y cobrar según el modelo de precios basado en uso
- Enviar correos electrónicos transaccionales (invitaciones a reuniones, alertas de saldo bajo, recibos)
2.2 Mejora del Servicio
Analizamos datos de uso agregados para:
- Monitorear el rendimiento y la fiabilidad del servicio
- Identificar y corregir problemas técnicos
- Optimizar la capacidad de la infraestructura
- Desarrollar nuevas funciones y mejoras
2.3 Seguridad y Cumplimiento
Utilizamos su información para:
- Detectar y prevenir fraude o abuso
- Hacer cumplir nuestros Términos de Servicio
- Cumplir con obligaciones legales
- Responder a solicitudes de las autoridades cuando sea legalmente requerido
3. Procesadores de Datos y Terceros
3.1 Proveedores de Infraestructura
Utilizamos proveedores de infraestructura de terceros confiables para prestar el Servicio:
- Proveedor de infraestructura cloud: Provee nuestra plataforma de cómputo, base de datos, almacenamiento de archivos y red de distribución de contenidos. Todos los datos se hospedan en centros de datos de clase empresarial con certificaciones ISO 27001 y SOC 2.
Estos proveedores actúan como procesadores de datos y están sujetos a acuerdos estrictos de protección de datos. No utilizan sus datos para fines propios.
3.2 Procesador de Pagos
PayPal: Gestiona todo el procesamiento de pagos, incluyendo las transacciones con tarjeta de crédito y la facturación. PayPal cumple con el estándar PCI-DSS y mantiene estrictos estándares de seguridad. Puede consultar la política de privacidad de PayPal en paypal.com/legalhub/privacy-full.
3.3 Proveedores de Autenticación
Si inicia sesión con Google OAuth, Google puede recopilar información sobre su uso del Servicio de acuerdo con su propia política de privacidad. Solo recibimos información básica del perfil (correo electrónico, nombre) necesaria para la autenticación.
4. Seguridad de los Datos
4.1 Cifrado
Implementamos medidas de seguridad estándar de la industria:
- En tránsito: Todos los datos transmitidos entre su navegador y nuestros servidores se cifran mediante TLS 1.3
- En reposo: Las bases de datos y el almacenamiento se cifran mediante cifrado AES-256
- Transmisiones de video: El video/audio en tiempo real utiliza cifrado DTLS-SRTP
4.2 Controles de Acceso
Restringimos el acceso a los datos personales mediante:
- Autenticación multifactor para el acceso administrativo
- Control de acceso basado en roles (RBAC) para sistemas internos
- Auditorías de seguridad periódicas y pruebas de penetración
- Verificación de antecedentes de empleados y acuerdos de confidencialidad
4.3 Aislamiento Multi-Tenant
Cada cuenta de tenant está aislada lógicamente. Otros tenants no pueden acceder a sus datos. Todas las consultas a la base de datos y el acceso a archivos aplican estrictos controles de acceso basados en el tenant.
5. Retención de Datos
5.1 Cuentas Activas
Conservamos sus datos mientras su cuenta permanezca activa y por un período razonable posterior, con el fin de brindar un servicio continuo y cumplir con obligaciones legales.
5.2 Cuentas Eliminadas
Cuando elimina su cuenta, conservamos sus datos durante 30 días para permitir la recuperación de la cuenta. Después de 30 días, todos los datos personales, incluidas las grabaciones, se eliminan permanentemente de nuestros sistemas. Es posible que se conserven algunos datos agregados y anonimizados con fines analíticos.
5.3 Requisitos Legales
Podemos conservar cierta información por más tiempo si así lo exige la ley, una normativa, un proceso legal, o para proteger nuestros derechos, bienes o seguridad.
6. Sus Derechos (Cumplimiento del RGPD)
Si se encuentra en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido u otras jurisdicciones con leyes de protección de datos similares, cuenta con los siguientes derechos:
6.1 Derecho de Acceso
Tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted. Puede acceder a la mayoría de sus datos directamente a través del panel.
6.2 Derecho de Rectificación
Puede actualizar la información de su cuenta en cualquier momento a través de la configuración del panel.
6.3 Derecho de Supresión (Derecho al Olvido)
Puede solicitar la eliminación de sus datos personales eliminando su cuenta o contactando a nuestro equipo de soporte.
6.4 Derecho a la Portabilidad de los Datos
Puede exportar sus datos de reuniones y grabaciones en cualquier momento a través del panel. Contáctenos si necesita los datos en un formato legible por máquina específico.
6.5 Derecho a la Limitación del Tratamiento
Puede solicitar que restrinjamos temporalmente el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
6.6 Derecho de Oposición
Puede oponerse al tratamiento de sus datos con fines de marketing directo o basado en intereses legítimos.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en privacy@softsyssolutions.com. Responderemos dentro de un plazo de 30 días.
7. Cookies y Rastreo
7.1 Cookies Esenciales
Utilizamos cookies esenciales necesarias para el funcionamiento del Servicio:
- Cookies de sesión: Para mantener su sesión iniciada
- Tokens de autenticación: Para verificar su identidad
7.2 Analítica
Utilizamos herramientas de analítica orientadas a la privacidad para comprender cómo se utiliza el Servicio. Estos datos analíticos son agregados y anonimizados. No utilizamos rastreadores publicitarios de terceros.
8. Privacidad de Menores
El Servicio no está destinado a menores de 13 años (o menores de 16 años en el EEE). No recopilamos conscientemente información personal de menores. Si considera que hemos recopilado información de un menor, contáctenos de inmediato para que podamos eliminarla.
9. Transferencias Internacionales de Datos
Sus datos pueden transferirse y procesarse en países distintos a su país de residencia. Estos países pueden tener leyes de protección de datos diferentes. Cuando transferimos datos internacionalmente, garantizamos que existan las salvaguardas adecuadas, como las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea.
10. Política sobre la Venta de Datos
No Vendemos sus Datos
Nunca hemos vendido datos personales a terceros y no tenemos planes de hacerlo en el futuro. Sus datos se utilizan únicamente para prestar el Servicio. No compartimos sus datos con anunciantes ni con corredores de datos.
11. Cambios a esta Política de Privacidad
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o en los requisitos legales. Le notificaremos los cambios significativos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en el panel. La fecha de "Última actualización" en la parte superior de esta página indica cuándo se revisó la política por última vez.
12. Contáctenos
Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre nuestras prácticas de datos, contáctenos:
Responsable del Tratamiento: SoftSys Solutions S.A.S
Ubicación: Medellín, Colombia
Correo de Privacidad: privacy@softsyssolutions.com
Correo General: info@softsyssolutions.com
Soporte: support@softsyssolutions.com
Su privacidad y la seguridad de sus datos son nuestras principales prioridades. Estamos comprometidos a proteger su información y a gestionarla de manera responsable, conforme a las leyes aplicables.